"Q-Call ontlast de werkdruk, in drukke tijden / tevreden klanten bij afwezigheid medewerkster receptie.
" Ingenieursbureau Ulehake P. Ulehake over de dienstverlening van het CallCenter van OrcaGroup
Voice response, oftewel IVR. OrcaGroup is gespecialiseerd in alles op het gebied van voice response systemen en of hosted IVR oplossingen.
Klik hiernaast voor info over enkele producten.
En hieronder kunt u meer lezen over concrete IVR toepassingen door te klikken op de diverse cases.
De organisatie
Een leverancier geeft al haar klanten de mogelijkheid om tijdens kantooruren telefonisch of per fax bestellingen te plaatsen. Dagelijks worden drie of meer medewerkers vrijgemaakt om alle aanvragen af te handelen. Deze medewerkers zoeken de bijbehorende artikelnummers op wat een tijdrovende klus is waarbij bovendien fouten kunnen ontstaan.
De uitdaging
De leverancier vroeg OrcaGroup ervoor te zorgen dat bestellingen, zonder tussenkomst van een medewerker het centrale computersysteem kunnen worden verwerkt en bevestigd.
De oplossing
De leverancier heeft gekozen voor een voice response systeem van OrcaGroup. Deze is gekoppeld aan het centrale automatiseringssysteem, waardoor een interactieve informatie-uitwisseling mogelijk is.
Bij alle klanten staat een speciaal ontwikkeld barcode scankastje met een barcodepen. Dit kastje is gekoppeld aan het telefoonnet. De klant streept via een barcode de door hem te bestellen artikelen met de gewenste aantallen aan. Wanneer alle te bestellen artikelen zijn opgenomen, wordt de bestelling via één druk op de knop in een batch verzonden. Het kastje bouwt vervolgens een verbinding op met het voice response systeem van de leverancier. Via DTMF codes wordt het klantnummer en de bestelling naar het voice response systeem gestuurd. Dit systeem is gekoppeld aan het automatiseringssysteem, zodat die bestelling direct in het orderverwerkingssysteem kan worden opgenomen.
De conclusie
De service naar de klant is verhoogd. Deze kan nu 24 uur per dag bestellingen plaatsen. Omdat het voice response systeem is gekoppeld aan het orderverwerkingssysteem is het risico van foutieve bestellingen tot nul gereduceerd. Medewerkers houden tijd over voor andere werkzaamheden en is de telefonische bereikbaarheid voor andere zaken toegenomen.
De toekomst
Het barcode bestelsysteem kan geïntegreerd worden met de fax-on-demand applicatie. Nadat de bestelling is verzonden stuurt het voice response systeem automatisch een bestelbevestiging via de fax-on-demand module naar de klant.
Follow us on Twitter